Ettevõtete omanikel ja üksikisikutel soovitatakse sageli järgida standardseid dokumentide säilitamise nõudeid äri-, maksu- ja juriidilistel eesmärkidel. Nõutav aeg sõltub kõnealuse dokumendi tüübist. Mõned äridokumentide säilitamise nõuded võivad olla nii lühikesed kui üks aasta või kuni tähtajatult. Ameerika Ühendriikides on soovitatavad föderaalsed säilitamisnõuded ja osariigi säilitamisnõuded ning mõnel juhul on need vastuolus. Samuti kehtivad dokumentide säilitamise nõuded, mis on spetsiifilised äridokumentidele ja teistele, mis käsitlevad maksudokumente.
Äridokumente peab sageli säilitama ettevõtte sekretär või väikeettevõtte omanik piirkondlike ja riiklike seadustega määratud aja jooksul. Põhjus on selles, et kliendid ja teised võivad ettevõtte kohtusse kaevata ning need dokumendid võidakse tsiviilhagi avastamisprotsessi osana välja kutsuda. Valitsus võib selle arestida ka ettevõtte omaniku või ettevõtte vastu algatatud kriminaalmenetluse tõttu. Mõningaid äridokumente tuleb teatud jurisdiktsioonide seaduste kohaselt säilitada määramata aja jooksul, näiteks ettevõtte põhikirjad ja ettevõttele kuuluva kinnisvara aktid. Näited dokumentidest, mida saab sageli kolme aasta pärast ära visata, hõlmavad panga vastavusaruandeid, laoarvestusi ja tööavaldusi.
Samuti kehtivad maksuregistritega seotud dokumentide säilitamise nõuded. Näiteks USA siseriiklik tuluteenistus soovitab säilitada tööjõumaksude arvestust vähemalt neli aastat pärast algse maksudeklaratsiooni tähtpäeva. Sageli soovitatakse kinnisvaramaksuarvestust säilitada määramata aja jooksul. Muid maksudokumente, näiteks maksutagastuse nõuet pärast maksude esitamist, tuleks säilitada vähemalt kolm aastat või kui üksikisik on pärast maksudeklaratsiooni esitamist võlgu makse. Maksueksperdid soovitavad sageli maksumaksjatel säilitada arvestust seitse aastat pärast esitamist, et nende suhtes ei tehtaks maksurevisjoni, mis võib toimuda mitu aastat pärast maksudeklaratsiooni esitamist.
Kohtuasjade ettevalmistamine ja planeerimine või kaitse kohtuasja korral on muud põhjused, miks üksikisikud järgivad standardseid dokumentide säilitamise nõudeid. Soovitatav on, et üksikisikud säilitaksid seaduslikel eesmärkidel tähtajatult teatud dokumente, sealhulgas elutähtsaid dokumente, nagu sünnitunnistused ja lapsendamisdokumendid. Sageli soovitatakse üürnikel hoida üürilepinguid kuni aegumistähtajani, mis tähendab, et üürileandja või üürnik ei saa enam üürilepingu alusel kohtusse hagi esitada.