Ürituste korraldamise praktikant töötab üritusekorraldaja juhendamisel, et tagada planeeritud ürituse kõigi aspektide tõrgeteta kulgemine. Sündmuste korraldamine on termin, mida kasutatakse sündmuste kavandamise ja läbiviimise kirjeldamiseks ning paljud koolid pakuvad ürituste juhtide koolitamiseks kraade hotelli- ja külalislahkuse juhtimises. Sündmusjuhtimise praktikant töötab koos ürituse juhiga, et kooskõlastada ürituse korraldamisel vajalikku teemat, eelarvet, toitu, toimumiskohta, muusikat, pressiteateid, turvalisust ja paljusid muid logistilisi aspekte.
Teema on tavaliselt esimene teema, mida arutatakse, kui ürituste juhid kliendiga töötavad. Arusaamine, mida klient täpselt soovib, aitab üritusekorraldajal ja üritusejuhi praktikandil teada, millest alustada. Praktikantide ametikohad hõlmavad sageli teema taga oleva ajaloo uurimist, et saavutada ajalooline täpsus. Näiteks Tuulest viidud kostüümipidu peaks sisaldama antebellumi kleite ja võib-olla isegi toite ja muusikat sellest perioodist. Üritusejuhi praktikant uurib selle perioodi tavalisi esemeid ja annab ürituse juhile plaani koostamiseks vajalikke üksikasju.
Eelarve koostamine on ürituste planeerimisel veel üks oluline aspekt. Kui teema on paika pandud, arutab ürituse juht kliendiga eelarve piirmäärasid, et teha kindlaks, milline kulusumma on saadaval. Seejärel vastutab praktikant erinevatelt müüjatelt hinnapakkumiste küsimise, teabe koondamise ja ürituse juhile ülevaatamiseks aruande esitamise eest. Olenevalt lõpparuandest võivad olla vajalikud läbirääkimised, et tagada kliendi vajaduste rahuldamine. Praktikant võib osaleda läbirääkimistel ürituse juhi ja kas müüjate või kliendi vahel, et õppida, kuidas läbirääkimiste kunsti peetakse.
Sündmuste korraldamise praktikanti peetakse mõnikord viimase hetke tööülesannete arvu tõttu “kolmiks”. Sündmuse päeva lähenedes langevad paljud väikesed tegevused, nagu tarnete kinnitamiseks helistamine või RSVP nimekirja kontrollimine, praktikandi kanda. Igapäevased tagasisideseansid on tavalised, kus sündmuse juht ja praktikant läbivad kontrollnimekirja, et tagada kõigi aspektide õigeaegne käsitlemine.
Tegeliku sündmuse päeval on ürituste korraldamise praktikandi ülesandeks tavaliselt erinevate müüjatega kulisside taga koordineerimine. Igapäevased asjad, nagu müüjate parkimis- ja mahalaadimistsoonide planeerimine ning õigete tellitud kaupade kinnitamine, toimetati praktikandile sügisel. Kui üritus on alanud, võib ürituse juht olla osa pidustustest ja praktikant jälgib pidevalt müüjaid, et asjad sujuks.
Kui sündmus on lõppenud, teevad juht ja ürituse korraldamise praktikant koostööd müüjatega, et tagada toimumiskoha jätmine puutumata seisukorda ja kõigi materjalide eemaldamine. Üritusele järgnevatel päevadel töötab praktikant laenutatud või laenutatud asjade tagastamise ja lõppkulude aruande koostamisega. Juht ja praktikant arutavad kõiki tekkinud probleeme ja otsustavad, kuidas edaspidi käituda. Kui viimased kulud on tasutud, esitab praktikant sündmuse aruande ja liigub edasi järgmisele üritusele.