Protokollid on märkmed, mida tehakse ettevõtte või rühma koosolekute protokolli pidamiseks. Tavaliselt salvestab need üks määratud isik, kuigi see võib koosolekute lõikes muutuda. Koosoleku protokoll peaks sisaldama teavet selle kohta, kus ja millal koosolek toimus, kes osales, mida koosolekul arutati ning mis tahes kokkuleppeid ja tehtud otsuseid.
Peale ärilise sisu ei muutu protokolli vorm tavaliselt koosolekult koosolekule. Protokoll peaks algama koosoleku toimumise koha ja kuupäevaga. Samuti tuleks protokollida koosoleku toimumise aeg koos ettevõtte või ühingu nimega. Koosolekul osalevad inimesed ja ka puuduvad isikud tuleks protokollida. Koosoleku protokollid jagatakse tavaliselt nii puuduvatele kui ka kohalviibivatele delegaatidele.
Järgmine punkt on viimase koosoleku protokolli kinnitamine. Samuti peaks olema eraldi jaotis kõigi viimase koosoleku protokolliga seotud küsimuste jaoks. Tavaliselt on liikmetel, kes eelmisel koosolekul puudusid, mõned punktid tõstatada.
Järgmisena võetakse protokolli päevakorrapunktid. Nendes võetakse arvesse peamisi punkte, mida koosolekul arutatakse. Siinkohal fikseeritakse ka tehtud otsused ja kokkulepped.
Protokollija ei tohiks püüda iga koosolekul tehtud seisukohta või arutelu üles märkida. Need märkmed ei ole iga öeldud sõna täpne koopia ning ainult olulised otsused ja kokkulepped tuleb üles märkida. Protokolli tuleb märkida ka iga ettepaneku või äriküsimuse esitaja nimi.
Koosoleku protokoll peaks sisaldama osalejaid, kes olid teatud otsuste ja kokkulepete poolt või vastu. Kui mingis küsimuses hääletatakse, tuleb protokolli märkida, kes hääletas selle poolt või vastu, samuti erapooletute nimed ja hääletamise viis.
Üks viimastest punktidest peaks olema mis tahes muu äritegevus. See annab inimestele võimaluse oma seisukohti avaldada või teistele delegaatidele punkte anda. Lõpus tuleks märkida järgmise koosoleku kuupäev, koht ja kellaaeg ning protokollija nimi.
Koosolekuprotokollid tuleks võimalikult kiiresti pärast koosolekut üles kirjutada, et märkmeid teinud inimesel meeles püsiks. Protokolli koopia tuleks enne järgmist koosolekut jagada kõigile rühmaliikmetele – nii osalejatele kui ka puudujatele. See annab liikmetele piisavalt aega ettevalmistusteks.