Fotoarhivaar vastutab tavaliselt fotode rühma tervikliku ja sisuka korraldamise eest. Seda saab teha mitmel erineval viisil ning see võib hõlmata fotode kronoloogilist järjestamist ja kategooriatesse jaotamist objekti või fotograafi alusel. Kui organisatsioon on lõpule viidud, vastutab arhivaar sageli selle eest, et erinevate piltide tähendus ja eesmärk jäädvustatakse iga pildi kirjete ja märgete kogumise kaudu. Fotoarhivaar võib töötada ka digitaalsel andmekandjal, kasutades digitaalseid fotosid ja arvutifaile andmete sisuliseks ja tõhusaks korraldamiseks.
Fotoarhivaari tööülesanded ja vastutus võivad mõnevõrra erineda, olenevalt tööd andva organisatsiooni konkreetsetest vajadustest. Üldjuhul algab aga arhivaari töö sageli mitme kogusse kuuluvate fotode kogumisest ja korrastamisest. See algülesanne võib olla uskumatult keeruline, kui rühmal on tuhandeid või isegi miljoneid fotosid, mis tuleb arhiveerida ja kättesaadavaks teha.
Fotoarhiivi nõuetekohane korraldamine hõlmab sageli mitte ainult erinevate fotode kokkuviimist, vaid ka nende parima tellimisviisi kindlaksmääramist. See võib sõltuda sellest, kuidas organisatsioon soovib fotode arhiveerimist, kuigi kronoloogiline järjekord on üsna tavaline. Siiski võib fotode õige kronoloogia kindlaksmääramine olla keeruline, seetõttu võib kasutada täiendavaid meetodeid. Fotosid võib korraldada pildiobjektide või foto teinud isiku alusel või sorteerida mitme erineva tähtsusega kategooria alusel.
Kui pildid on korralikult organiseeritud, määrab fotoarhiiv tavaliselt nende tähenduse või eesmärgi. Näiteks võib kogutud piltidele lisada märke, mis näitavad, kes iga foto tegi ja iga pildi teema. Selle laiendamiseks võib anda lisateavet, pakkudes sageli üksikasju pildistatud objekti tähenduse või eesmärgi kohta. See tagab, et arhiivis olevad pildid jäävad tulevikus tähendusrikkaks.
Fotoarhivaar saab töötada ka digifotodega, korrastades ja lisades neile digikandjal märgendeid. Seda saab teha puhtalt arvutis, kui arhivaar lisab digifailidele märkmeid, korraldab pildid erinevatesse alamkaustadesse ja salvestab fotod kõvakettale. Selline arhiveerimine võib siiski hõlmata ka välist meediat, sealhulgas täiendavate salvestusseadmete või meediumiplaatide kasutamist. See tagab, et piltide ja märgete jäädvustus säilib fotoarhiivitöötajal nii varukoopiana kui ka originaalina.