Tehingufail on andmefail, kuhu salvestatakse põhifaili kirjetega seotud tehingukirjed. Seda tüüpi failide eesmärk on isoleerida tavapärane tehingutegevus põhifaili teabest, võimaldades samal ajal andmebaasil need kaks võtmeviite kaudu omavahel siduda. See võtmeviide on tavaliselt üks kirje, mis on ühine mõlemale kirjerühmale (nt kontonumber, töötaja või kliendi nimi või ostutellimus). See võimaldab andmebaasioperaatoritel hoida põhifaile suhteliselt väikesena, samal ajal kui neil on kontrolljälgede või aruandluse jaoks juurdepääs täielikule tehinguajaloole.
Ettevõtete andmebaasid võivad sisaldada äärmiselt suures koguses teavet, mis koosneb tavaliselt klientide, tarnijate ja töötajate üksikasjadest ning nendega seotud korduvate sündmuste kirjetest. Sageli on need andmebaasid jagatud põhi- ja tehingufailideks. Põhifail sisaldab konkreetseid üksikasju, nagu nimed, ettevõtte kontaktid, aadressid, meililoendid ja konkreetsed tooted või teenused, mis on konkreetsed üksikisiku või ettevõtte jaoks. Tehingufail sisaldab müügi- või ostutehinguid, kalendrisündmusi või töötaja üksikasju, nagu puhkus, distsiplinaarmeetmed või karjääri edenemise aruanded.
Need tehinguandmete plokid sisaldavad võtmekirjet, mis on nii põhi- kui ka tehingufailide jaoks ühine teave. See võib olla kontonumber, kontakti nimi, töötaja identifitseerimisnumber või finantsandmed, näiteks ostutellimuste või arvete numbrid. Võtmesisestus on kordumatu identifikaator, mida andmebaas kasutab tehingukirjete sidumiseks nende vastavate põhifaili kirjetega. Konkreetse põhifaili tehingute päring või otsing isoleerib seejärel selle kirje kogu kirjete rühma või mis tahes konkreetse kirje, sõltuvalt võtme spetsiifilisusest.
Eraldi põhi- ja tehingufailikirjete pidamine võimaldab hoida põhifaili hallatavas suuruses ja pühendatud ainult olemi spetsiifilistele kirjetele. Rakendustes, milles kasutajad salvestavad tehingukirjeid väljaspool saiti või arhiiviserveritesse, muudab nende eraldamine põhifailist ka arhiveerimise palju lihtsamaks. Spetsiaalse tehingufaili säilitamine muudab auditi ka lihtsaks ja tõhusaks. See fail võib olla ka diagnostika- või planeerimisabi paljude andmebaasidega, millel on selle sisu põhjal ulatuslikud aruandlusfunktsioonid. Seda tüüpi jagatud failikorraldust nimetatakse sageli viitefailisüsteemiks, kuna põhifail viitab konkreetse sündmuse üksikasjade jaoks tehingufailile.