Pehme koopia on dokumendi elektrooniline koopia. See on kontrastiks paberkoopia, paberile või muule andmekandjale prinditud dokumendiga. Pehmeid koopiaid on lihtne üle kanda, levitada, jagada ja manipuleerida – kõik võimalikud puudused või eelised, olenevalt asjaomasest dokumendist. Neid saab kasutada ka paberkoopiate loomiseks, printides välja dokumendi koopia. Paljud paberivabad või vähejäätmetega kontorid sõltuvad teabevahetusel ja teabe jagamisel suuresti pehmetest koopiatest.
Pehmed koopiad saab tavaliselt avada mitmesugustes tekstitöötlusprogrammides. Turvalisuse suurendamiseks saab dokumendi salvestada kirjutuskaitstud vormingus. See võimaldab inimestel seda vaadata, kuid mitte muuta pehmet koopiat. Juhtudel, kui inimesed on mures andmete muutmise või manipuleerimise pärast failile juurdepääsu omavate inimeste poolt, võib see olla kasulik. Mõned programmid peavad ka muudatuste logisid, võimaldades inimestel jälgida dokumendis tehtud muudatusi, ennistada need soovi korral, et taastada dokument varasemasse punkti.
Inimesed, kellel on pehmed koopiad, saavad neid e-posti teel saata, võrgu kaudu edastada või kettale või kaasaskantavale kõvakettale jagamiseks panna. Sellised levitamismeetodid võivad olla kasulikud ja võimaldavad kontoritel kaotada kulud, nagu faksiaparaadid ja kullerid. Pehmetel koopiatel ei ole üldiselt samasugune juriidiline staatus kui paberkoopiatel, kuna neid on võimalik muuta, kuid neid saab kasutada enamiku kontoritoimingute jaoks, sealhulgas näiteks lepingu mustandite edasi-tagasi saatmiseks redigeerimiseks ja kinnitamiseks. , kus inimesed vaatavad paberkoopia enne allkirjastamist hoolikalt üle, et veenduda, kas see sisaldab soovitud muudatusi.
Pehmeid koopiaid saab kasutada ka näiteks esitluste jaoks, inimesed kas levitavad dokumenti elektrooniliselt, et kõigil oleks koopia, või kuvavad seda esitlusel või üritusel ekraanil. Võimalus teha muudatusi kuni viimase hetkeni võib olla kasulik inimestele, kes soovivad aega oma esitluste täiustamiseks ja kellel võib tekkida vajadus teha viimase hetke muudatusi, et muutuva teabe ja muude probleemidega toime tulla. Õpetajad salvestavad sageli klassiruumi materjale pehme koopia kujul, et nad saaksid neid hõlpsasti muuta ja tundides uuesti kasutada.
Kontorite jaoks, kus ruumi on oluline kaaluda, võib täielikult või enamasti elektrooniliseks muutmine anda märkimisväärseid eeliseid. Inimesed saavad materjale pehme koopiana üle vaadata ja vältida suurte paberimahtude teket, mis vajavad ladustamist. Kui turvalisus on probleem, võib pehmete koopiate võimalikult suure kaitse tagamiseks kehtestada elektroonilised turvameetmed. See võib hõlmata selliseid tööriistu nagu kaugvarukoopiad koopiate salvestamiseks tulekahjude, viiruste ja muude probleemide korral.