Pehme telefon on arvutirakendus, mis võimaldab kasutajatel otse arvutist telefonikõnesid teha. Seda kasutatakse kõige sagedamini koos Voice over Internet Protocol (VoIP), arvutitelefoni vormiga. Telefon kuulub tehnoloogiakategooriasse, mida nimetatakse arvutitelefoni integreerimiseks (CTI). Selle tehnoloogia abil saab helistada arvutist telefoniliinile, telefonist arvutisse või lubatud arvutite vahel.
Pehme telefoni tarkvara jäljendab tavaliselt tõelise telefonitoru välimust ja võib olla kas eraldiseisev programm, millel on oma aken, või manustatud programm veebirakenduses või muus arvutiprogrammis. Käske saab sisestada kas klaviatuuri või ekraaniliidese kaudu. Vestlusi peetakse sisseehitatud mikrofoniga peakomplektiga, mikrofoni ja arvuti kõlaritega või USB-telefoniga – telefonitoruga, mis ühendatakse arvutite USB-porti. Arvuti helikaarti kasutatakse heli sisendiks ja väljundiks.
Tüüpilisel pehmel telefonil on kõik tavalise telefoni funktsioonid, sealhulgas kiirvalimine, telekonverents, kõne suunamine ja koputus. Paljudel ettevõtetel on allalaadimiseks saadaval programme, kuid tarkvara üksi ei võimalda kasutajatel helistada. VoIP-i või olemasoleva kohtvõrguga (LAN) tuleb kasutada pehmet telefoni. Valikus on mitu Interneti-telefoniteenuse pakkujat. Õige tüüp sõltub kasutaja vajadustest – näiteks sellest, kas telefoni kasutatakse äri- või isiklikeks kõnedeks.
Pehme telefon on ärirakendustes kõige populaarsem. See sobib hästi kasutajatele, kes soovivad oma kontoritelefoni koos kõigi selle funktsioonide ja kataloogidega sülearvutis kaasas kanda, näiteks neile, kes kasutavad sageli arvutit ja telefoni samaaegselt ning kellel võib olla vaja reisida. Näiteks müügi- või tehnilise toe kõnesid vastuvõtva kõnekeskuse töötajad. Nende kasutajate jaoks saab määrata klienditeabe kuvamise tarkvaraaknas automaatselt, kui telefon heliseb.
Ettevõtetele, kes kasutavad ennustavaid valijaid suurte kõnede tegemiseks, saab olemasoleva süsteemiga integreerida pehme telefoniprogrammi. Paljud programmid saavad koostada aruandeid ja graafikuid, mis kuvavad teavet kõnekampaania kohta, näiteks sissetulevate ja väljaminevate kõnede statistikat. See tehnoloogia võimaldab ka rohkematel töötajatel kodus töötada, pakkudes ettevõtetele potentsiaalset majanduslikku kokkuhoidu.