Olenemata sellest, kas kasutate arvutit tööl või kodus, on oluline valida failide varundamine ja nende aeg-ajalt värskendamine. Kuigi tõenäosus, et teie süsteemiga midagi juhtub, on suhteliselt väike, on tõsiasi, et süsteemid jooksevad kokku ja teave võib kaduda. Siin on põhjus, miks igaüks peaks lisama oma arvuti varundamiseks oma tegevuste loendisse vähemalt kord kuus.
Enamik inimesi leiab, et paljusid dokumente on väga mugav hoida arvuti kõvakettal. Dokumente saab printida vastavalt vajadusele või vajadusel uuendada ilma täiesti uut dokumenti loomata. Salvestatud failide kõvakettale salvestamine on mugav, kuid mitte tingimata kõige turvalisem meetod. Nii nagu paberdokumentide puhul, on hea mõte hoida ka nende elektrooniliste failide koopiad mõnda teise kohta.
Kui kõvaketas mingil viisil rikutakse, võib see negatiivselt mõjutada kõiki süsteemi salvestatud faile. Failid võivad kaduda, muutuda võimatuks või igas dokumendis olevad andmed võivad olla skrambleeritud. Igal juhul pole failid enam kasutatavad. Siinkohal soovite varundada faile, mida saab pärast kõvaketta vahetamist või parandamist teise süsteemi laadida või arvutisse taastada. Kui te ei tee seda märkust “arvuti varundamiseks” ja toimingut ei täida, kulutate palju aega dokumentide mälust taasloomisele.
Teine põhjus, miks soovite selle toimingu “arvuti varundamiseks” teha, on see, et te ei saa alati oma lauaarvutit kõikjale kaasa võtta. Kopeerides oma failid CD-ROM-ile või hüppeseadmele, olete oma salvestatud programmid ja failid tõhusalt varundanud ning saate neid oma sihtkoha sülearvutis või muus lauaarvutis kasutada. Sellest vaatenurgast muudab failide uusimate versioonide varundamine hõlpsaks juurdepääsuks vajalikule olenemata asukohast.
Võite kaaluda kaugserveri kasutamist, et salvestada oma failide uusimad koopiad ja mis tahes tarkvaraprogrammid, mida vajate nende õigeks käitamiseks. On mitmeid ettevõtteid, mis pakuvad seda teenust kas väikese tasu eest või ühiskondliku teenusena. Juurdepääs failidele on kaitstud turvaprotokollidega, nii et keegi ei pääse teie andmetele juurde, kui te sisselogimisandmeid ei anna. Lisaks võimaldab see valik lihtsalt uusima teabega üle kirjutada ja varasemat versiooni või luua ja nimetada uusim versioon eraldi failina. See võimaldab teil minna tagasi ja vaadata üle kõik, mis oli failis, kui otsustasite järgida kohustuslikku “arvuti varundamiseks”. See valik võib olla kasulik, kui soovite näha, mis teatud kuupäevaks sisestati.
Ülesande “arvuti varundamiseks” saab ajastada, tehes regulaarselt käsitsi varundamise algatamise kirje. Teise võimalusena saate seadistada protokollid, et automaatselt alustada varundusprotsessi vastavalt jooksvale ajakavale. Eksperdid soovitavad tavaliselt teha varukoopia vähemalt kord kuus. Kui aga lisate andmeid iga päev, võiksite ajastada, et varundamine toimuks kord nädalas. See aitab tagada, et isegi kui teie kõvakettaga midagi juhtub, on andmete kaotsiminek minimaalne ja teie taastumisaeg suhteliselt lühike.