Elektrooniline failikapp võib olla metafooriline viide dokumentide ja muu teabe salvestamise süsteemile elektroonilisel andmekandjal, näiteks arvuti kõvakettal, või see võib viidata tegelikule tarkvarale, mis aitab luua ja säilitada elektroonilisi kirjeid. Sageli nimetatakse elektroonilist failikappi füüsiliste dokumentide digitaalse salvestamise viisiks, et suurendada dokumentide leidmise tõhusust või minimeerida füüsiliste dokumentide jaoks vajalikku ruumi. Elektroonilise failisüsteemi kasutamine võimaldab mitmel kasutajal korraga teabele juurde pääseda, ilma füüsilise failikapi ees tunglemata, ning samuti saab selles sisalduva teabe võrguühenduste kaudu kaugvõrgu kaudu kättesaadavaks teha.
Puudub ühest määratlus selle kohta, mis elektrooniline failikapp tegelikult on; selle asemel viitab see termin üldiselt elektroonilise salvestusruumi kasutamisele viisil, mis sarnaneb füüsilisele failikapile. Väga lihtsal tasemel on arvuti kõvaketta üks kataloog, mis sisaldab mõningaid dokumente või muid faile, tehniliselt elektrooniline failikapp, kuna failid on eraldiseisvad, indekseeritud ja mõnikord operatsioonisüsteemi funktsioonide kaudu otsitavad. Väga arenenud elektrooniline failisüsteem võiks kasutada relatsioonilise andmebaasi haldussüsteemi (RDBMS), mis võimaldab kasutajatel sisuliselt kategoriseerida iga teabe raamistikus, mis saab seejärel teavet konkreetsel viisil otsida või meelde tuletada.
Elektroonilise failikapi kasutamisel on saadaval palju võimalusi, mida füüsiline kapp pakkuda ei suuda. Olenevalt selle suurusest saab kogu kartoteekappi kopeerida digitaalsele seadmele või kompaktkettale (CD), mis võimaldab seda hõlpsalt varundada, teisaldada või kaasas kanda. Selle saab teha kättesaadavaks ka võrgu kaudu, nii et sellele pääseb juurde mitu kasutajat olenemata asukohast. Elektroonilises failisüsteemis sisalduvat teavet saab täiendava turvalisuse tagamiseks parooliga kaitsta või krüpteerida. Mõnel juhul saab elektroonilises süsteemis olevaid dokumente hõlpsasti otsida teatud märksõnade järgi, mis muudab teabe leidmise lihtsamaks kui füüsilises kabinetis.
Mõnda rakendust, mis üritab pakkuda täielikku teabe ja dokumentide haldussüsteemi, võib nimetada elektrooniliseks failikapi tarkvaraks. Need hõlmavad sageli andmebaasilaadseid funktsioone ja võrgule juurdepääsu või aruannete koostamise võimalusi. Mõnel juhul saab rakendus indekseerida terveid dokumentide komplekte, nii et neid on lihtne graafilise kasutajaliidese (GUI) kaudu lugeda.
Mõnikord võib elektroonilise failikapi kasutamisega seoses tekkida probleeme. Üks on see, et kui teave hangitakse veebiallikatest, võib dokumentide säilitamisel ilma autorite loata olla probleeme autoriõigusega. Teine probleem, eriti valdkondades, kus kehtivad ranged privaatsusseadused, on see, et põhiline elektrooniline failikappi süsteem ei pruugi tagada kõiki kohustuslikke turva- ja privaatsuspunkte, mis tähendab, et intensiivsem, tööstusharuspetsiifilisem elektroonilise dokumendisüsteemi tüüp võib vajada kasutada tundlike andmete jaoks.