Teadmushaldustarkvara on tööriist või tööriistade komplekt, mida kasutatakse äriteabe elektrooniliseks kogumiseks, korraldamiseks, jagamiseks ja ülevaatamiseks erinevate kasutajate vahel. Teadmusjuhtimise (KM) kontseptsioon töötati välja 1990. aastatel, kui ettevõtted nägid vaeva tõhusate viisidega äriteabe haldamiseks ja hankimiseks. Teadmiste kogumise ja levitamise hõlbustamiseks töötati välja ettevõtte sisuhaldussüsteemid koos spetsiifilise teadmushaldustarkvaraga. Praegu on sadu erinevaid KM-i tarkvaratööriistu, millest igaüks on mõeldud teatud tüüpi ettevõtte jaoks.
Erinevad rühmad, nagu klienditeenindus, infotehnoloogia (IT), jaemüük, teadus, tehnika, valitsus ja haridus, võivad vajada spetsiaalset teadmushaldustarkvara. Näiteks mõni KM-i tarkvara haldab teavet klientide või klientide kohta, et parandada müüki ja kliendituge. Teine tüüp võib koguda teavet töötajate oskuste, annete, hariduse ja ärikoolituse kohta, et kasutada ära teadmisi, mis võisid minevikus tähelepanuta jääda. Mõned tööriistad juhivad töövoogu, pakuvad koolitust või standardiseerivad protsesse samm-sammult juhiste või juhendite abil.
Teadmusjuhtimine algab olemasoleva teabe kogumise protsessist. Paberdokumendid, e-kirjad, .pdf- või tekstitöötlusfailid, joonised või graafika, veebisisu, käsitsi kirjutatud dokumendid, mikrofilmid või mikrofiššid ja digitaalsed failid on kõik võimalikud sisendid. Ka aineeksperdi teadmised saab kirja panna ja teadmistebaasi lisada. Spetsiaalsed tööriistad võivad teisendada erinevat teavet standardvormingusse ja parandada saadud dokumentatsiooni kvaliteeti. Saadud teadmiste kogum salvestatakse tavaliselt võimsasse andmebaasi.
Kui teave on kogutud, kasutatakse teabe haldamiseks muid teadmushaldustarkvara tööriistu. Dokumente ja faile saab linkida, indekseerida ja kategoriseerida, et neid oleks lihtne skannida ja otsingutööriistade abil neile juurde pääseda. Mõni teave võib vajada versioonikontrolli, nii et kasutajad kasutavad kindlasti ainult kõige värskemat teavet, samas kui varasemad versioonid arhiivitakse. KM-i tööriistad võimaldavad mitmel kasutajal teabe loomisel ning ülevaatus- ja kinnitamisprotsessi haldamisel koostööd teha. Muud funktsioonid võivad hõlmata juurdepääsu juhtelemente, arhiivi- ja otsinguvõimalusi ning teisendamist erinevatele väljundtüüpidele.
Teadmushaldustarkvara kasutamine toob ärile palju kasu. See vähendab ettevõtete vajadust käsitseda ja säilitada suuri koguseid paberit või dokumente erinevates vormingutes ja erinevate säilitusnõuetega. Teavet saab hankida kiiremini, erinevatest allikatest ning seda saab hõlpsamini jagada ja kontrollida. KM-i tööriistad võimaldavad kasutajatel koguda teavet teabe kohta, nagu mõõdikud, tootlikkus, korduvad või levinud probleemid ja töövoo jaotused. Nendel põhjustel kasvab teadmushaldustarkvara populaarsus, keerukus ja praktiline rakendus.