Töö, kooli ja perekondlike kohustuste vahel võime kergesti lasta oma dokumentidel korrastuma. Kui saabub aeg maksta arveid, viidata lepingule või refinantseerida laenu, muudavad korrastamata paberid elu veelgi kaootilisemaks. Hea uudis on see, et tegelikult on nippe, mida saate oma dokumentide korrashoidmiseks kasutada. Kui olete aru saanud, mida hoida, kuidas seda korraldada ja kuidas kaitsta, võite hakata tundma, et osa sellest stressist sulab.
1
Ostke virnastatavad dokumendialused. Reserveerige ülemine salv dokumentidele, mida peate kohe läbi lugema. Märgistage teine salv dokumentide jaoks, mis võivad paar päeva oodata. Broneerige kolmas salv dokumentidele, mida saate esitada jne. Asetage need hõlpsasti käeulatusse oma lauale. Korraldage oma dokumendid kategooriatesse. Looge elutähtsate dokumentide, juriidiliste dokumentide, pangaväljavõtete ja maksuvormide jaoks eraldi hunnikud. Eraldage kiireloomulised ja ajutised dokumendid teistest hunnikutest. Broneerige need oma dokumendisalvede jaoks. Et endale meelde tuletada, milline pakk milliseid dokumente sisaldab, pange igale virnale kleepmärk. Asetage märkme kleepuv ots paberi servale ja kirjutage virnast välja paistvale servale hunniku nimi (nt maksud või lepingud).
2
Osta failikaustad. Vahelehtedega manilakaustad muudavad käepärased failisüsteemid. Kirjutage igale vahelehele faili nimi. Kasutage esimese faili jaoks vasakpoolse vahekaardiga kausta, teise jaoks keskmise vahekaardiga kausta, kolmanda jaoks parempoolse vahekaardiga kausta ja nii edasi. Nii on faile kergemini märgata. Ostke failikaustad mis tahes kontoritarvete või suure kasti poest. Kodeerige failid värviga. Saate seda teha oma arvuti operatsioonisüsteemi värviliste failide või rippuvate kaustade, kleebitavate vahelehtede või värviliste failisiltide abil. Värvikoodiga failid aitavad teil vajalikku faili kiiresti tuvastada. Näiteks võite oma kodufailid värvida roheliseks, tööfailid punaseks ja partneri tööfailid siniseks.
3
Ostke rippuvad kaustad. Kui teil on rohkem kui kümme faili, ostke rippuvad kaustad, et korraldada failikaustad loogilistesse kategooriatesse. Näiteks saate paigutada kolm viimast maksufaili ühte rippuvasse kausta või laenufailid teise. Saate neid osta igast kontoritarvete või suure kasti kauplusest.
4
Osta failikastid. Kasutage neid oma laste kunstiprojektide, kodutööde ja aruandekaartide salvestamiseks. Osta igaks õppeaastaks üks kast lapse kohta. Valige plastikust ja veekindlad karbid.
5
Ostke sideaineid. See on hea valik, kui olete üliõpilane, akadeemik või kirjanik. Kasutage köitjaid oma paberite, artiklite, peatükkide, mustandite ja märkmete korrastamiseks. Kasutage erinevate ülesannete eraldamiseks sideaine jagajaid.
6
Kasutage maksude, arvete ja laenude jaoks kronoloogilist süsteemi. Sorteeri maksuvormid aasta järgi. Sorteeri arveid ja laenumakseid kuude kaupa. Asetage vanimad failid rippuva kausta taha. Aastate kaupa korraldatud failid peaksid asuma failikapi tagaküljel, kuna te ei pea neile nii sageli viitama. Asetage failid ette kuude kaupa.
7
Korraldage kliendi- või teemafailid tähestikulises järjekorras. Kui tegelete pärisnimedega, järjestage kaustad tähestikulises järjekorras inimeste perekonnanimede või ettevõtete eesnimede järgi. Kui ettevõtte nimi algab tähega “A, “An,” või “The,”. saate iga failikausta sildistada ühe tähega, mis koosneb erinevatest tähtedest. Näiteks võite: eraldada ettevõtted ja üksikisikud eraldi rippuvatesse kaustadesse. Korraldada inimeste nimed sellises järjekorras nagu “Brown, John” enne “Smith, Ann. †Korraldage ettevõtteid sellistes tellimustes nagu “The Dew Drop Inn” enne “Slice of Heaven Pizza Parlor”. Tähestiku järjestamiseks tähtede järgi asetage fail nimega “Doe, Jane” kausta, millel on silt. D-F. Asetage A-C-faili fail nimega “Acme, Inc.”.
8
Hoidke olulisi dokumente seifis. Väljaspool paiknevad seifid hoiavad sünnitunnistusi ja muid olulisi dokumente tulekahjude, sissemurdmiste ja loodusõnnetuste eest, mis võivad teie kodu tabada. Enamik pankasid rendivad seife mõistliku tasu eest. Saate valida erinevate suuruste vahel olenevalt sellest, kui palju dokumente on vaja salvestada.
9
Osta tulekindel failikapp. Kasutage seda dokumentide salvestamiseks, mille lõpuks purustate või taaskasutate. Mitte kõik failikapid ei kaitse teie dokumente tulekahjude eest. Tulekindlad kapid on kallimad, kuid need on investeeringut väärt. Ostke tulekindel kapp mis tahes kohas, kus müüakse kontoritarbeid.
10
Skannige oma olulised dokumendid. Isegi kui otsustate paberkoopiaid lõputult säilitada, on alati hea mõte teha elektroonilisi varukoopiaid. Skannige oma dokumente PDF-failidena.Skannitud dokumentide kasutajasõbralikumaks muutmiseks salvestage need otsitavate PDF-failidena. Alternatiivina saate oma dokumente pildistada. Siiski peaksite seda tegema ainult siis, kui teie kaamera eraldusvõime on peene kirja jäädvustamiseks piisavalt terav.
11
Kaitske oma skannitud faile parooliga. Valige parool, mida mäletate, kuid mida häkkeril on raske murda. Vältige sünnikuupäevi, tähtpäevi või laste või lemmikloomade nimesid. Valige paroolid, mis sisaldavad suur- ja väiketähti, numbreid ja sümboleid. Mõelge numbritele või sümbolitele, mis võivad tähti asendada. Näiteks “1†võib asendada suurtähte I või “@†võib asendada väiketähte a. Turvalisuse suurendamiseks muutke oma parooli iga kolme kuni kuue kuu tagant.
12
Salvestage skannitud failid eemaldatavale kõvakettale. Väliseid kõvakettaid saate osta igast poest, mis müüb arvuteid, näiteks Simply Mac või Staples. Enamik väliseid kõvakettaid ühilduvad Windowsi või Maciga, kuid neid ei saa vahetada. Kui salvestate oma Maci failid välisele draivile, ei saa te seda kasutada Windows PC jaoks ega vastupidi. Kui olete failide varundamise lõpetanud, hoidke kõvaketast tulekindlas seifis.
13
Hoidke elutähtsaid dokumente. See hõlmab kõike, mis tõendab teie olemasolu, kodakondsust või valimisõigust. Peaksite enamikku neist dokumentidest säilitama tähtajatult. Ainus erand sellest reeglist on aegunud valijate registreerimiskaardid. Kui teie jaoskond on muutunud või olete kolinud, hoidke vana kaarti alles, kuni saate uue. Muud olulised dokumendid on järgmised: sünnitunnistused; immigratsioonivormid sotsiaalkindlustus- või riiklikud isikutunnistused; vajaduse korral riiklikud tervisekindlustuskaardid.
14
Hoidke varaga seotud dokumendid alles. Varadokumendid tõendavad, et teile kuulub või on teil midagi otseselt omamas. Peaksite neid dokumente säilitama kuni kõnealuse eseme müümiseni. Näited varadokumentidest
15
Säilitage kohustusi puudutavad dokumendid. Kohustused on kõik võlad, mida maksate. Hoidke taotlust või lepingut kinni, kuni laen on tasutud. Kohustused hõlmavad järgmist
16
Hoidke kõik dokumendid, mis näitavad, et laenud on makstud. Hoidke kinni makstud hüpoteegi või sõidukilaenuga seotud dokumente seni, kuni kõnealune objekt teile kuulub. Küsige õppelaenu pakkujalt täielikku maksekinnitust. Hoidke seda dokumenti vähemalt seitse aastat.
17
Hoidke maksudokumendid alles. Enamasti soovitab IRS maksudokumente säilitada kolm aastat. Kui te pole kindel oma tagastuse õigsuses või kui teid kontrollitakse kolme aasta jooksul pärast deklaratsiooni esitamist, külastage veebisaiti IRS.gov, et saada üksikasjalikku teavet selle kohta, kui kaua peaksite oma pabereid säilitama.
18
Hoidke kõik juriidilised dokumendid alles. Peaksite kohtumenetlusi (nt kohtuasju) pidama vähemalt seitse aastat. Kui teie juriidilised dokumendid käsitlevad teie kinnisvara planeerimist, perekonnaseisu muutumist või litsentsitud omandiõigust tõendavat dokumenti, peaksite neid kogu elu säilitama. Juriidiliste dokumentide näited on järgmised: testamendid, testamendid ja elukindlustusdokumendid. Abielulitsentsid lahutusmäärused, lapsendamisdokumendid, autoriõigused või patendid
19
Hoidke ärivormid alles. Järgige siseriiklike maksude kolme aasta reeglit. Peaksite säilitama kõiki muid dokumente kogu konto kehtivusaja jooksul, millega need seotud on. Ettevõtlusvormide näited on järgmised: lepingud, kliendi failid, palgadokumendid; investeerimisvormid, halvad investeeringute mahakandmised
20
Tükeldage dokumente isikuandmetega. Otsige ristpurustajaid, mis purustavad dokumente horisontaalselt ja vertikaalselt. Ristpurustamine muudab identiteedivarastel dokumentide kokkupanemise eriti keeruliseks. Kui soovite purustada rohkem kui lihtsalt paberit, peate ostma CD või krediitkaardi purustaja. Saate neid osta igast kontoritarvete või suurest poest, näiteks Staples või Super Target. Isikuandmete hulka kuuluvad: pärisnimed konkreetsed aadressid sotsiaalkindlustusnumbrid krediitkaardi numbrid pangakonto numbrid telefoninumbrid
21
Loobu aegunud arved. Kui teil pole vaja maksu mahaarvamiseks makset taotleda, võite loobuda arved ja muud arved, mille olete juba tasunud. See kehtib eriti teie telefoni, kaabli, krediitkaardi, kommunaalteenuste ja sarnaste teenuste igakuiste väljavõtete kohta. Maksetõendina saate kasutada tühistatud tšekke või elektroonilisi kviitungeid (salvestatud PDF-ina).
22
Visake kviitungid ära. Tavaliselt pole põhjust kviitungeid kauemaks kui kuu või kaks säilitada. Tehke seda pärast seda, kui olete kulusid võrrelnud oma igakuise krediit- või deebetkaardi väljavõttega. Otsige kviitungilt isiklikku teavet, näiteks oma krediitkaardi numbrit või aadressi. Kui sellel pole isiklikku teavet, võite kviitungi visata prügikasti. Kui näete isiklikku teavet, purustage see. Sellel reeglil on erand. Hoidke kinni kindlustatud esemete (nt sõiduk või kallis ehe) kviitungid.